Her işletme iş akışlarını kullanır. Bunlar, günlük görevleri organize etmek ve belirli bir hedefe ulaşılmasını sağlamak için gerçekleştirilen sekanslardır. Bir kontrol listesi veya birbiri ardına gelen bir dizi görev şeklinde olabilirler. Organizasyonlarda her gün gerçekleşen daha rutin veya tekrarlayan süreçler için düzenli olarak kullanılırlar.
Ancak bu sadece iş akışlarını kullanmakla ilgili değildir. Onları otomatikleştirmekle ilgilidir.
2021 tarihli bir raporda, ankete katılan KOBİ çalışanlarının% 94'ünün tekrarlayan, zaman alıcı görevleri yerine getirdiklerini söylediği tespit edildi. Raporda ayrıca, bilgi çalışanlarının %90'ının otomasyonun işlerini geliştirdiğini ve %66'sının otomasyonun onları daha üretken hale getirdiğini tespit ettiği belirtildi.
Organizasyonlarda, her departman pazarlama, finans, insan kaynakları (İK), operasyonlar ve satış dahil olmak üzere bir iş akışı otomasyon sistemi kullanabilir. Genellikle tekrarlayan görevleri içeren ve önemli düzeyde karar verme gerektirmeyen işleri otomatikleştirmek için kullanılır.
İş Akışı Otomasyonu Nedir?
Kısaca söylemek gerekirse, İş Akışı Otomasyonu, insan girdisine ihtiyaç duymadan görevleri ve etkinlikleri tamamlamak için yazılımın kullanılmasını ifade eder. Otomatik iş akışlarına geçiş yapmak, hem manuel olarak tekrarlanan görevleri hem de bu görevlerdeki hata sayısını azaltarak paradan ve zamandan tasarruf etmenin harika bir yoludur. Temel olarak, çalışmayı daha hızlı, daha kolay ve daha tutarlı hale getirir. İşte İş Akışı Otomasyonu'na geçmeniz için dört BÜYÜK neden.
1. Süreçlerin kolaylaştırılması
Manuel iş akışları, bir kişiden diğerine çok fazla kağıt geçirilmesini içerebilir. Elektronik iseler, yüksek miktarda e-posta trafiğine neden olabilirler. Bu sadece israf ve verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda ilgili personelin rollerinin diğer bölümlerini ele alma şeklini de etkiler. Otomatik iş akışları ileri geri gidişi azaltır ve süreçleri kolaylaştırarak performanslarını artırmaya yardımcı olur. Örneğin Willow360 kullanıldığında, bu, daha sonra SharePoint'e yüklenecek yönetim e-imza sözleşmelerine sahip olmak için bir fırsat olabilir.
2. Hata olasılığını azaltma
Otomatik iş akışları, bunları tamamlamak için insan eylemlerine dayanmaz ve bu nedenle, manuel iş akışlarından çok daha az hata ve hataya maruz kalır. Otomatik iş akışlarına geçiş yapan birçok işletme, sonuçların manuel süreçlere bağımlı olduğundan ne kadar daha doğru ve hatasız olduğunu görünce şaşırır. Hatalardaki ciddi azalma, işletme için büyük bir yumruk oluşturur - sadece hatalar nedeniyle daha az zaman ve çaba kaybı olmakla kalmaz, aynı zamanda üretkenlik, gelir ve müşteri memnuniyeti de artar.
3. Güvenliği ve uyumluluğu artırın
Otomatik sistemler, iş akışlarının hem operasyonel hem de erişim öğelerini denetleyerek, işletmenin tüm alanlarında uyumluluğu ve güvenliği artırabilir. Otomasyon uygulandığında, bilgilerin işlenmesi ve doğru kanallardan yönlendirilmesi gereken hassas verilerin yönetilmesi söz konusu olduğunda güvenlik çok daha iyi hale gelir. Ayrıca, bilgilerin nerede saklanması gerektiğini ve nasıl ele alınacağını bilen bireysel personel üyelerine daha az güven duyulmaktadır - bunun yerine, ne zaman ve ne yapılacağına dair net talimatlar vardır, bu da herkesin üzerindeki baskıyı ortadan kaldırmaya yardımcı olur.
4. Çalışanların işlerinde güçlendirilmesi
Doğru süreçlerin kurulduğu yerlerde, çalışanlar kendilerinden ne beklendiğini anlar ve görevleri tamamlama ve sonraki adımları atma konusunda proaktif olmak için çok daha donanımlıdırlar. Otomatik iş akışları netlik sağlar ve çalışanlara yapmaları gerekenler konusunda proaktif olmaları için araçlar sağlar. Bilgileri işlemek için gereken zaman ve çaba çok azalır, böylece personel mümkün olan en iyi müşteri hizmetini sunmaya odaklanabilir.
İş Akışı Otomasyonu hakkında daha fazla bilgi için Willow360 sayfasını ziyaret edin.
