Jedes Unternehmen nutzt Workflows. Dies sind die Sequenzen, die ausgeführt werden, um alltägliche Aufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass ein bestimmtes Ziel erreicht wird. Sie können in Form einer Checkliste oder einer Reihe von Aufgaben erfolgen, die nacheinander kommen. Sie werden regelmäßig für die routinemäßigen oder sich wiederholenden Prozesse verwendet, die täglich in Organisationen stattfinden.
Aber es geht nicht nur um die Nutzung von Workflows. Es geht darum, sie zu automatisieren.
Ein Bericht aus dem Jahr 2021 ergab, dass 94 % der befragten KMU-Arbeitnehmer angaben, sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben auszuführen. Der Bericht stellte auch fest, dass 90 % der Wissensarbeiter fanden, dass die Automatisierung ihre Arbeit verbessert hat, und 66 % sagten, dass die Automatisierung sie produktiver gemacht hat.
In Unternehmen kann jede Abteilung ein Workflow-Automatisierungssystem nutzen – einschließlich Marketing, Finanzen, Personalwesen (HR), Betrieb und Vertrieb. Es wird in der Regel verwendet, um Aufträge zu automatisieren, die sich wiederholende Aufgaben beinhalten und keine nennenswerte Entscheidungsfindung erfordern.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Kurz gesagt bezieht sich Workflow-Automatisierung auf die Verwendung von Software zur Erledigung von Aufgaben und Aktivitäten, ohne dass menschliches Zutun erforderlich ist. Die Umstellung auf automatisierte Workflows ist eine großartige Möglichkeit, Geld und Zeit zu sparen, indem sowohl manuelle, sich wiederholende Aufgaben als auch die Anzahl der Fehler bei diesen Aufgaben reduziert werden. Im Wesentlichen macht es die Arbeit schneller, einfacher und konsistenter. Hier sind vier WICHTIGE Gründe, warum Sie auf Workflow-Automatisierung umsteigen sollten.
1. Rationalisierung von Prozessen
Manuelle Arbeitsabläufe können bedeuten, dass viel Papier von einer Person an eine andere weitergegeben wird. Wenn sie elektronisch sind, können sie zu einem hohen E-Mail-Verkehr führen. Dies ist nicht nur verschwenderisch und ineffizient, sondern wirkt sich auch auf die Art und Weise aus, wie die beteiligten Mitarbeiter mit anderen Teilen ihrer Aufgaben umgehen. Automatisierte Workflows reduzieren das Hin und Her und helfen, die Leistung von Prozessen zu verbessern, indem sie sie rationalisieren. Mit Willow360 könnte dies beispielsweise eine Gelegenheit sein, Verträge mit der Verwaltung elektronisch zu signieren, die dann in SharePoint hochgeladen werden.
2. Reduzierung des Fehlerpotenzials
Automatisierte Workflows sind nicht auf menschliche Aktionen angewiesen, um sie abzuschließen, und sind daher viel weniger anfällig für Fehler und Irrtümer als manuelle Workflows. Viele Unternehmen, die auf automatisierte Workflows umsteigen, sind oft überrascht, wie viel genauer und fehlerfreier die Ergebnisse sind, als wenn sie auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Die drastische Reduzierung von Fehlern hat einen enormen Einfluss auf das Unternehmen – es wird nicht nur weniger Zeit und Mühe aufgrund von Fehlern verschwendet, sondern auch die Produktivität, der Umsatz und die Kundenzufriedenheit werden verbessert.
3. Verbessern Sie Sicherheit und Compliance
Durch die Überwachung sowohl der Betriebs- als auch der Zugriffselemente von Workflows können automatisierte Systeme die Compliance und Sicherheit in allen Bereichen des Unternehmens verbessern. Mit der Automatisierung wird die Sicherheit erheblich verbessert, wenn es um die Verarbeitung von Informationen und die Verwaltung sensibler Daten geht, die über die richtigen Kanäle geleitet werden müssen. Es ist auch weniger darauf angewiesen, dass einzelne Mitarbeiter wissen, wo Informationen gespeichert werden sollen und wie sie damit umgehen sollen – stattdessen gibt es klare Anweisungen, was wann zu tun ist, was dazu beiträgt, alle zu entlasten.
4. Befähigung der Mitarbeiter in ihrer Arbeit
Wenn die richtigen Prozesse eingerichtet sind, verstehen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird, und sind viel besser gerüstet, um Aufgaben proaktiv zu erledigen und die nächsten Schritte zu unternehmen. Automatisierte Workflows schaffen Klarheit und geben den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand, um proaktiv zu handeln. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verarbeitung von Informationen wird erheblich reduziert, sodass sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren können, den bestmöglichen Kundenservice zu bieten.
Weitere Informationen zur Workflow-Automatisierung finden Sie unter Willow360.
