Chaque entreprise utilise des flux de travail. Ce sont les séquences qui sont effectuées pour organiser les tâches quotidiennes et s'assurer qu'un objectif spécifique est atteint. Ils peuvent prendre la forme d'une liste de contrôle ou d'une série de tâches qui se succèdent. Ils sont régulièrement utilisés pour les processus plus routiniers ou répétitifs qui ont lieu tous les jours dans les organisations.
Mais il ne s'agit pas seulement d'utiliser des flux de travail. Il s'agit de les automatiser.
Un rapport de 2021 a révélé que 94% des travailleurs de PME interrogés ont déclaré effectuer des tâches répétitives et chronophages. Le rapport a également noté que 90% des travailleurs du savoir ont constaté que l'automatisation améliorait leur travail et 66% ont déclaré que l'automatisation les avait rendus plus productifs.
Dans les organisations, chaque département peut utiliser un système d'automatisation des flux de travail, y compris le marketing, les finances, les ressources humaines (RH), les opérations et les ventes. Il est généralement utilisé pour automatiser les tâches qui impliquent des tâches répétitives et ne nécessitent pas de niveaux significatifs de prise de décision.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
Pour le dire brièvement, l'automatisation du flux de travail fait référence à l'utilisation de logiciels pour effectuer des tâches et des activités, sans avoir besoin d'une intervention humaine. Passer à des flux de travail automatisés est un excellent moyen d'économiser de l'argent et du temps en réduisant à la fois les tâches manuelles répétitives et le nombre d'erreurs dans ces tâches. Essentiellement, cela rend le travail plus rapide, plus facile et plus cohérent. Voici quatre GRANDES raisons pour lesquelles vous devriez passer à l'automatisation du flux de travail.
1. Rationalisation des processus
Les flux de travail manuels peuvent impliquer que beaucoup de papier soit transmis d'une personne à une autre. S'ils sont électroniques, ils pourraient entraîner des volumes élevés de trafic de courrier électronique. Non seulement c'est du gaspillage et de l'inefficacité, mais cela affectera également la façon dont le personnel impliqué gère d'autres parties de leurs rôles. Les flux de travail automatisés réduisent les allers-retours et aident à améliorer les performances des processus en les rationalisant. En utilisant Willow360 par exemple, cela peut être l'occasion de faire signer des contrats électroniques de gestion qui sont ensuite téléchargés sur SharePoint.
2. Réduire le risque d'erreur
Les flux de travail automatisés ne reposent pas sur des actions humaines pour les effectuer et sont donc beaucoup moins sujets aux erreurs et aux erreurs que les flux de travail manuels. De nombreuses entreprises qui passent à des flux de travail automatisés sont souvent surprises de voir à quel point les résultats sont plus précis et sans erreur que lorsqu'elles dépendent de processus manuels. La réduction drastique des erreurs a un impact énorme pour l'entreprise – non seulement il y a moins de temps et d'efforts perdus en raison des erreurs, mais la productivité, les revenus et la satisfaction des clients sont également améliorés.
3. Améliorer la sécurité et la conformité
En supervisant à la fois les éléments opérationnels et d'accès des flux de travail, les systèmes automatisés peuvent améliorer la conformité et la sécurité dans tous les domaines de l'entreprise. Avec l'automatisation en place, la sécurité est considérablement améliorée lorsqu'il s'agit de traiter des informations et de gérer des données sensibles qui doivent être acheminées via les bons canaux. On compte également moins sur les membres du personnel qui savent où les informations doivent être stockées et comment les traiter – au lieu de cela, il y a des instructions claires sur ce qu'il faut faire et quand, ce qui aide à soulager tout le monde.
4. Responsabiliser les employés dans leur travail
Lorsque les bons processus ont été mis en place, les employés comprennent ce que l'on attend d'eux et sont beaucoup mieux équipés pour être proactifs lorsqu'il s'agit d'accomplir des tâches et de passer aux étapes suivantes. Les flux de travail automatisés apportent de la clarté et donnent aux employés les outils nécessaires pour être proactifs dans ce qu'ils doivent faire. Le temps et les efforts nécessaires pour traiter l'information sont considérablement réduits afin que le personnel puisse se concentrer sur la prestation du meilleur service client possible.
Pour plus d'informations sur l'automatisation des flux de travail, visitez Willow360.
