Elk bedrijf maakt gebruik van workflows. Dit zijn de sequenties die worden uitgevoerd om dagelijkse taken te organiseren en ervoor te zorgen dat een specifiek doel wordt bereikt. Ze kunnen de vorm hebben van een checklist of een reeks taken die na elkaar komen. Ze worden regelmatig gebruikt voor de meer routinematige of repetitieve processen die dagelijks in organisaties plaatsvinden.
Maar het gaat niet alleen om het gebruik van workflows. Het gaat om het automatiseren ervan.
Uit een rapport uit 2021 bleek dat 94% van de ondervraagde MKB-werknemers zei dat ze repetitieve, tijdrovende taken uitvoeren. Het rapport merkte ook op dat 90% van de kenniswerkers vond dat automatisering hun werk verbeterde en 66% zei dat automatisering hen productiever heeft gemaakt.
In organisaties kan elke afdeling een workflow-automatiseringssysteem gebruiken , inclusief marketing, financiën, human resources (HR), operations en sales. Het wordt meestal gebruikt om taken te automatiseren die repetitieve taken met zich meebrengen en geen significante niveaus van besluitvorming vereisen.
Wat is workflowautomatisering?
Kortom, Workflow Automation verwijst naar het gebruik van software om taken en activiteiten te voltooien, zonder de noodzaak van menselijke input. Overschakelen naar geautomatiseerde workflows is een geweldige manier om geld en tijd te besparen door zowel handmatige repetitieve taken als het aantal fouten in deze taken te verminderen. In wezen maakt het het werk sneller, gemakkelijker en consistenter. Hier zijn vier GROTE redenen waarom u de overstap naar Workflow Automation zou moeten maken.
1. Stroomlijnen van processen
Handmatige workflows kunnen inhouden dat er veel papier van de ene persoon naar de andere wordt doorgegeven. Als ze elektronisch zijn, kunnen ze resulteren in grote hoeveelheden e-mailverkeer. Dit is niet alleen verspillend en inefficiënt, maar het zal ook van invloed zijn op de manier waarop betrokken medewerkers omgaan met andere delen van hun rol. Geautomatiseerde workflows verminderen het heen en weer en helpen de prestaties van processen te verbeteren door ze te stroomlijnen. Met behulp van Willow360 bijvoorbeeld, kan dit een mogelijkheid zijn om management e-sign-contracten te laten ondertekenen die vervolgens worden geüpload naar SharePoint.
2. De kans op fouten verminderen
Geautomatiseerde workflows zijn niet afhankelijk van menselijke acties om ze te voltooien en zijn dus veel minder onderhevig aan fouten en vergissingen dan handmatige workflows. Veel bedrijven die de overstap maken naar geautomatiseerde workflows zijn vaak verrast om te zien hoeveel nauwkeuriger en foutlozer resultaten zijn dan wanneer ze afhankelijk zijn van handmatige processen. De drastische vermindering van fouten is een enorme klap voor het bedrijf - niet alleen wordt er minder tijd en moeite verspild door fouten, maar ook worden de productiviteit, omzet en klanttevredenheid verbeterd.
3. Verbeter de beveiliging en compliance
Door toezicht te houden op zowel de operationele als de toegangselementen van workflows, kunnen geautomatiseerde systemen de naleving en beveiliging in alle gebieden van het bedrijf verbeteren. Met automatisering is de beveiliging veel verbeterd als het gaat om het verwerken van informatie en het beheren van gevoelige gegevens die via de juiste kanalen moeten worden gerouteerd. Er is ook minder afhankelijkheid van individuele medewerkers die weten waar informatie moet worden opgeslagen en hoe ermee om te gaan - in plaats daarvan zijn er duidelijke instructies over wat te doen en wanneer, wat helpt de druk van iedereen af te nemen.
4. Medewerkers empoweren in hun werk
Waar de juiste processen zijn ingericht, begrijpen medewerkers wat er van hen verwacht wordt en zijn ze veel beter toegerust om proactief te zijn als het gaat om het voltooien van taken en het nemen van de volgende stappen. Geautomatiseerde workflows bieden duidelijkheid en geven medewerkers de tools om proactief te zijn in wat ze moeten doen. De tijd en moeite die nodig is om informatie te verwerken is veel minder, zodat het personeel zich kan concentreren op het leveren van de best mogelijke klantenservice.
Ga voor meer informatie over Workflow Automation naar Willow360.
