Każda firma korzysta z przepływów pracy. Są to sekwencje, które są przeprowadzane w celu uporządkowania codziennych zadań i zapewnienia osiągnięcia określonego celu. Mogą mieć formę listy kontrolnej lub serii zadań, które pojawiają się jeden po drugim. Są one regularnie wykorzystywane do bardziej rutynowych lub powtarzalnych procesów, które mają miejsce na co dzień w organizacjach.
Ale nie chodzi tylko o korzystanie z przepływów pracy. Chodzi o ich automatyzację.
Raport z 2021 r. wykazał, że 94% ankietowanych pracowników MŚP stwierdziło, że wykonują powtarzalne, czasochłonne zadania. W raporcie zauważono również, że 90% pracowników umysłowych stwierdziło, że automatyzacja poprawiła ich pracę, a 66% stwierdziło, że automatyzacja zwiększyła ich produktywność.
W organizacjach każdy dział może korzystać z systemu automatyzacji przepływu pracy – w tym marketing, finanse, zasoby ludzkie (HR), operacje i sprzedaż. Jest zwykle używany do automatyzacji zadań, które obejmują powtarzalne zadania i nie wymagają znacznych poziomów podejmowania decyzji.
Co to jest automatyzacja przepływu pracy?
Krótko mówiąc, Workflow Automation odnosi się do wykorzystania oprogramowania do wykonywania zadań i działań, bez potrzeby udziału człowieka. Przejście na zautomatyzowane przepływy pracy to świetny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy i czasu poprzez zmniejszenie zarówno ręcznych powtarzalnych zadań, jak i liczby błędów w tych zadaniach. Zasadniczo sprawia, że praca jest szybsza, łatwiejsza i bardziej spójna. Oto cztery DUŻE powody, dla których warto przejść na automatyzację przepływu pracy.
1. Usprawnienie procesów
Ręczne przepływy pracy mogą wiązać się z przekazywaniem dużej ilości papieru od jednej osoby do drugiej. Jeśli są elektroniczne, mogą powodować duże natężenie ruchu e-mail. Jest to nie tylko marnotrawstwo i nieefektywność, ale także wpłynie na sposób, w jaki zaangażowani pracownicy radzą sobie z innymi częściami swoich ról. Zautomatyzowane przepływy pracy redukują przepływ pracy i pomagają poprawić wydajność procesów poprzez ich usprawnienie. Na przykład korzystając z Willow360, może to być okazja do zarządzania umowami podpisów elektronicznych, które są następnie przesyłane do SharePoint.
2. Ograniczenie ryzyka błędu
Zautomatyzowane przepływy pracy nie polegają na ludzkich działaniach, aby je wykonać, a zatem są znacznie mniej podatne na błędy i błędy niż ręczne przepływy pracy. Wiele firm, które przechodzą na zautomatyzowane przepływy pracy, jest często zaskoczonych tym, o ile dokładniejsze i bezbłędne są wyniki niż w przypadku polegania na procesach ręcznych. Drastyczna redukcja błędów ma ogromny wpływ na firmę – nie tylko mniej zmarnowanego czasu i wysiłku z powodu błędów, ale także poprawia się wydajność, przychody i zadowolenie klientów.
3. Popraw bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Nadzorując zarówno elementy operacyjne, jak i dostępowe przepływów pracy, zautomatyzowane systemy mogą poprawić zgodność i bezpieczeństwo we wszystkich obszarach działalności. Dzięki automatyzacji bezpieczeństwo jest znacznie lepsze, jeśli chodzi o przetwarzanie informacji i zarządzanie poufnymi danymi, które muszą być kierowane przez odpowiednie kanały. Istnieje również mniejsze poleganie na tym, że poszczególni pracownicy wiedzą, gdzie informacje powinny być przechowywane i jak się z nimi radzić - zamiast tego istnieją jasne instrukcje, co robić i kiedy, co pomaga zdjąć presję ze wszystkich.
4. Wzmocnienie pozycji pracowników w ich pracy
Tam, gdzie stworzono odpowiednie procesy, pracownicy rozumieją, czego się od nich oczekuje i są znacznie lepiej przygotowani do proaktywności, jeśli chodzi o wykonywanie zadań i podejmowanie kolejnych kroków. Zautomatyzowane przepływy pracy zapewniają przejrzystość i dają pracownikom narzędzia do proaktywnego działania. Czas i wysiłek potrzebny do przetwarzania informacji jest znacznie skrócony, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na zapewnieniu najlepszej możliwej obsługi klienta.
Aby uzyskać więcej informacji na temat automatyzacji przepływu pracy, odwiedź Willow360.
