Todas las empresas utilizan flujos de trabajo. Estas son las gestiones que se llevan a cabo para organizar las tareas cotidianas y asegurar que se logra un objetivo específico. Pueden ser en forma de una lista de verificación o una serie de tareas que vienen una tras otra. Se utilizan regularmente para los procesos más rutinarios o repetitivos que tienen lugar todos los días en las empresas.
Pero no se trata solo de usar flujos de trabajo. Se trata de automatizarlos.
Un informe de 2021 encontró que el 94% de los trabajadores de PYMES encuestados dijeron que realizan tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. El informe también señaló que el 90% de los trabajadores indicaron que la automatización mejoró sus trabajos y el 66% dijo que la automatización les ha hecho más productivos.
En las organizaciones, cada departamento puede utilizar un sistema de automatización del flujo de trabajo, que incluye marketing, finanzas, recursos humanos (RRHH), operaciones y ventas. Por lo general, se usa para automatizar trabajos que implican tareas repetitivas y no requieren niveles significativos de toma de decisiones.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
Para decirlo brevemente, la automatización del flujo de trabajo se refiere al uso de software para completar tareas y actividades, sin la necesidad de intervención humana. Hacer el cambio a flujos de trabajo automatizados es una excelente manera de ahorrar dinero y tiempo al reducir tanto las tareas repetitivas manuales como la cantidad de errores en estas tareas. Esencialmente, hace que el trabajo sea más rápido, más fácil y más consistente. Aquí hay cuatro GRANDES razones por las que debería cambiar a la automatización del flujo de trabajo.
1. Agilización de procesos
Los flujos de trabajo manuales pueden implicar que se pase mucho papel de una persona a otra. Si son electrónicos, podrían resultar en altos volúmenes de tráfico de correo electrónico. Esto No sólo es un despilfarro y una ineficacia, sino que también afecta a la forma en que el personal desempeña otras funciones. Los flujos de trabajo automatizados reducen el ir y venir y ayudan a mejorar el rendimiento de los procesos al racionalizarlos. Con Willow360, por ejemplo, esta podría ser una oportunidad para tener contratos de administración de firma electrónica que luego se cargan en SharePoint.
2. Reducir el potencial de error
Los flujos de trabajo automatizados no dependen de acciones humanas para completarse y, por tanto, están mucho menos sujetos a errores que los flujos de trabajo manuales. Muchas empresas que cambian a flujos de trabajo automatizados se sorprenden al comprobar que los resultados son mucho más precisos y libres de errores que cuando dependen de procesos manuales. La drástica reducción de errores supone un gran beneficio para la empresa: no sólo se pierde menos tiempo y esfuerzo a causa de los errores, sino que también mejoran la productividad, los ingresos y la satisfacción del cliente.
3. Mejore la seguridad y el cumplimiento
Al supervisar los elementos operativos y de acceso de los flujos de trabajo, los sistemas automatizados pueden mejorar el cumplimiento y la seguridad en todas las áreas del negocio. Con la automatización implementada, la seguridad mejora mucho cuando se trata de procesar información y administrar datos confidenciales que deben enrutarse a través de los canales correctos. También hay menos dependencia de que los miembros individuales del personal sepan dónde se debe almacenar la información y cómo manejarla; en cambio, hay instrucciones claras sobre qué hacer y cuándo, lo que ayuda a aliviar la presión de todos.
4. Empoderar a los empleados en su trabajo
Cuando se han establecido los procesos correctos, los empleados entienden lo que se espera de ellos y están mucho mejor equipados para ser proactivos cuando se trata de completar tareas y dar los siguientes pasos. Los flujos de trabajo automatizados proporcionan claridad y brindan a los empleados las herramientas para ser proactivos en lo que deben hacer. El tiempo y el esfuerzo necesarios para procesar la información se reducen mucho, por lo que el personal puede centrarse en brindar el mejor servicio al cliente posible.
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